Antes de contratar un software todo en uno, la pregunta sensata no es cuántas funciones tiene, sino cuánto tiene que mejorar la clínica para que el plan salga a cuenta. Este artículo hace esa cuenta con números redondos y con los supuestos a la vista, para que los cambies por los tuyos. Son cifras de ejemplo, no una medición de ninguna clínica.
El punto de partida
Una clínica de trasplante capilar con 20 cirugías al mes y un precio medio de 3.000 EUR por cirugía factura unos 60.000 EUR al mes, 720.000 EUR al año. Es un precio de ejemplo prudente: las referencias de mercado que cita la ISHRS son más altas, de unos 4.900 a 5.800 USD de media en España y de unos 12.500 a 13.500 USD en Estados Unidos. Con un precio de 8.000 a 10.000 EUR por cirugía, la misma agenda facturaría entre 160.000 y 200.000 EUR al mes.
Lo que cuesta el software
Los precios de los planes están cambiando, así que aquí no los fijamos: consulta siempre la página de precios. Para la cuenta, usa tres cuotas mensuales de referencia (sin IVA): 500, 1.000 y 2.000 EUR. Sobre la facturación del ejemplo, suponen el 0,8 %, el 1,7 % y el 3,3 % de lo que factura la clínica en un año.
Una cirugía más
La forma más honesta de calcular el retorno es preguntarse cuántas cirugías adicionales tienen que entrar para pagar el software. Con ingresos (no beneficio) por cirugía de 3.000 EUR:
| Cuota mensual de referencia | Cirugías extra para cubrirla | Equivale a |
|---|---|---|
| 500 EUR | 0,17 al mes | una cada 6 meses |
| 1.000 EUR | 0,33 al mes | una cada 3 meses |
| 2.000 EUR | 0,67 al mes | una cada 1,5 meses |
Dicho de otro modo: una sola cirugía adicional al mes cubre varias veces la cuota, incluso con precios de cirugía prudentes. Si prefieres medirlo sobre el beneficio y no sobre el ingreso, divide la cuota entre lo que te queda de cada cirugía (con un margen del 40 %, una cirugía de 3.000 EUR deja 1.200 EUR, y una cuota de 1.000 EUR se paga con 0,8 cirugías al mes). El 40 % es un supuesto para ilustrar; usa el tuyo.
De dónde pueden salir esa cirugía y esas horas
El software no opera ni convence a nadie. Lo que sí puede hacer es quitar fricción en cuatro sitios, y en cada uno hay un número que tú puedes medir esta semana:
- Llamadas y mensajes que nadie contesta. Cuenta cuántas llamadas pierde la recepción fuera de horario o con la agenda llena. El agente de voz y los canales de WhatsApp y chatbot atienden, recogen los datos y proponen cita; hoy está disponible para configurar, pero todavía no ha atendido llamadas de una clínica real, así que no hay medición que citar. Si de 20 llamadas perdidas al mes una de cada 20 acabara en cirugía, serían 3.000 EUR; es un supuesto, no una promesa. Lo que describimos en La recepción que no da abasto es el problema; las llamadas perdidas son su coste.
- El presupuesto que se enfría. Un presupuesto basado en una medición y enviado el mismo día se defiende mejor que una estimación a ojo (ver escaneo 3D, calculadora de injertos y El presupuesto que no se cierra). Si cierras una consulta más cada trimestre por ese motivo, ya has cubierto una cuota de 500 EUR al mes.
- Tiempo de personal. El escriba con IA propone los campos de la historia clínica mientras la consulta se desarrolla y el médico los revisa; la agenda con recordatorios reduce el trabajo de confirmar citas a mano (agenda y recordatorios). Sin cifras inventadas: por cada 5 minutos que ahorres por consulta, 80 consultas al mes son unas 6,7 horas, y con un coste de personal de 40 EUR por hora (supuesto) son unos 270 EUR al mes. Mídelo con un cronómetro durante dos semanas antes y después.
- Documentación que no se pierde. Una ficha única evita las búsquedas que cuesta una ficha dispersa; el cálculo de ese coste está en ese artículo.
Lo que hoy no se puede prometer
- El escriba con IA, en fase de pruebas. Solo graba con el consentimiento del paciente, y mientras el texto de ese consentimiento no lo haya revisado un abogado, en producción se ensaya con pacientes de prueba y clínicas demo. No cuentes sus horas como ahorro hasta que lo uses con pacientes reales.
- Presupuestos en el idioma del paciente. El PDF del presupuesto se genera hoy en español. Los canales de IA responden en el idioma del mensaje recibido, pero el documento multilingüe es una mejora pendiente, sin fecha.
- Resultados. Ningún software garantiza más cirugías. Lo que cambia es que cada paso (llamada, consulta, presupuesto, seguimiento) deja de depender de la memoria de una persona.
Cómo hacer tu propio cálculo
- Escribe tus cirugías al mes y el precio medio.
- Apunta durante dos semanas las llamadas perdidas, el tiempo de notas por consulta y los presupuestos sin respuesta.
- Decide qué parte crees razonable recuperar, sea el 5 % o el 20 %.
- Compara con el plan que te corresponde según el análisis del mercado y la página de precios, que es la que manda.
Si el resultado no sale claro, no contrates. Si sale, pide la demo y comprueba cada supuesto con tus propios datos.
¿Cuántas cirugías extra necesita una clínica para amortizar el software?
Con el precio de ejemplo de 3.000 EUR, una cuota de 1.000 EUR al mes se cubre con una cirugía adicional cada 3 meses aproximadamente, medido sobre ingresos. Con un margen menor por cirugía hacen falta algo más; la fórmula es la cuota dividida entre lo que deja cada cirugía.
¿El ahorro de horas es dinero real?
Solo si esas horas se convierten en algo: más consultas atendidas, menos horas extra o menos personal contratado. Si el tiempo ahorrado se pierde sin más, el ahorro es contable pero no de caja. Por eso conviene medirlo antes y después.
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