Sprachagent und WhatsApp
Der Agent nimmt Anrufe und WhatsApp-Nachrichten mit den Informationen der Klinik entgegen, benachrichtigt eine Person, wenn das Gespräch es verlangt, und jeder Kontakt landet im CRM.
Anrufe kommen außerhalb der Öffnungszeiten und mitten in der Sprechstunde, und wer einmal ohne Antwort bleibt, ruft oft eine andere Klinik an. Was am Telefon besprochen wird, wird außerdem selten schriftlich festgehalten.
Empfang
Der Empfang sieht in einem Posteingang die WhatsApp-Nachrichten und Anrufe, übernimmt die Gespräche, die der Agent an eine Person übergeben hat, und prüft die Terminanfragen, die per Sprache eingehen, um sie zu bestätigen.
Patient
Ein Patient schreibt außerhalb der Öffnungszeiten per WhatsApp: Er erhält die Nachricht der Klinik, wann man sich um ihn kümmert, und wenn er etwas fragt, das in den Informationen der Klinik steht, beantwortet es der Agent. Erwähnt er einen Notfall, geht das Gespräch an eine Person.
Leitung
Die Leitung sieht den Anrufverlauf mit seiner Statistik (eingehend, ausgehend, abgeschlossen, fehlgeschlagen und durchschnittliche Dauer) und prüft, dass jeder neue Kontakt mit seiner Herkunft im CRM gelandet ist.
Was Sie wissen sollten Der Sprachagent antwortet und protokolliert, bucht aber nicht von allein Termine: Wenn AgenteUno angebunden ist, hinterlassen die Anrufe Terminanfragen, die der Empfang bestätigt. Derzeit zeichnet er den Anruf nicht auf und leitet ihn auch nicht telefonisch an eine Person weiter: Die Übergabe an eine Person erfolgt in den Textgesprächen. Die Sprachminuten werden als Zusatzoption gebucht.