Recepción
Una sola bandeja
Recepción ve en una bandeja los mensajes de WhatsApp y las llamadas, recoge las conversaciones que el agente ha pasado a una persona y revisa las solicitudes de cita que llegan por voz para confirmarlas.
Agente de voz y WhatsApp
Una recepción que contesta a cualquier hora y deja todo registrado
El agente atiende llamadas y mensajes de WhatsApp con la información de la clínica, avisa a una persona cuando la conversación lo pide y cada contacto acaba en el CRM.
El problema
Las llamadas llegan fuera de horario y en plena consulta, y quien llama una vez sin respuesta suele llamar a otra clínica. Lo que se habla por teléfono, además, rara vez queda escrito.
Antes
- Llamadas perdidas y mensajes de WhatsApp sin contestar fuera de horario
- Contactos apuntados a mano, o sin apuntar
- Recepción interrumpida cada pocos minutos para preguntas que se repiten
Con TrichoSuite
- Agente de voz de entrada y de salida que contesta con la base de conocimiento de la clínica y guarda la transcripción
- WhatsApp con respuesta automática en horario de atención y un mensaje propio fuera de él
- Pase a una persona si el paciente lo pide, si hay una urgencia médica, una queja o tras tres mensajes sin resolver
- Cada llamada, también las perdidas, se convierte en un contacto del CRM o se enlaza con el paciente si el número coincide
Un caso real
Paciente
Contestan a las diez de la noche
Un paciente escribe por WhatsApp fuera de horario: recibe el mensaje de la clínica con cuándo le atenderán y, si pregunta algo que está en la información de la clínica, se lo contesta el agente. Si menciona una urgencia, la conversación pasa a una persona.
Dirección
Qué entra y quién lo atiende
La dirección consulta el historial de llamadas con su estadística (entrantes, salientes, completadas, fallidas y duración media) y comprueba que cada contacto nuevo ha quedado en el CRM con su origen.
Lo que conviene saber El agente de voz responde y registra, pero no reserva citas por sí solo: cuando se conecta AgenteUno, las llamadas dejan solicitudes de cita que confirma recepción. Hoy no graba la llamada ni la transfiere a una persona por teléfono: el pase a una persona ocurre en las conversaciones de texto. Los minutos de voz se contratan como complemento.