Reception
Un'unica casella
La reception vede in un'unica casella i messaggi WhatsApp e le chiamate, raccoglie le conversazioni che l'agente ha passato a una persona e controlla le richieste di appuntamento che arrivano via voce per confermarle.
Agente vocale e WhatsApp
Una reception che risponde a qualsiasi ora e registra tutto
L'agente risponde a chiamate e messaggi WhatsApp con le informazioni della clinica, avvisa una persona quando la conversazione lo richiede e ogni contatto finisce nel CRM.
Il problema
Le chiamate arrivano fuori orario e in piena visita, e chi chiama una volta senza ricevere risposta di solito chiama un'altra clinica. Inoltre, ciò che si dice al telefono raramente resta scritto.
Prima
- Chiamate perse e messaggi WhatsApp senza risposta fuori orario
- Contatti annotati a mano, o non annotati affatto
- Reception interrotta ogni pochi minuti per domande che si ripetono
Con TrichoSuite
- Agente vocale in entrata e in uscita che risponde con la base di conoscenza della clinica e salva la trascrizione
- WhatsApp con risposta automatica in orario di apertura e un messaggio dedicato fuori orario
- Passaggio a una persona se il paziente lo chiede, in caso di urgenza medica, di reclamo o dopo tre messaggi senza soluzione
- Ogni chiamata, comprese quelle perse, diventa un contatto del CRM o viene collegata al paziente se il numero coincide
Un caso reale
Paziente
Rispondono alle dieci di sera
Un paziente scrive su WhatsApp fuori orario: riceve il messaggio della clinica con l'indicazione di quando verrà assistito e, se chiede qualcosa che è nelle informazioni della clinica, gli risponde l'agente. Se menziona un'urgenza, la conversazione passa a una persona.
Direzione
Che cosa arriva e chi lo gestisce
La direzione consulta lo storico delle chiamate con le sue statistiche (in entrata, in uscita, completate, fallite e durata media) e verifica che ogni nuovo contatto sia finito nel CRM con la sua origine.
Da sapere L'agente vocale risponde e registra, ma non prenota appuntamenti da solo: quando si collega AgenteUno, le chiamate generano richieste di appuntamento che la reception conferma. Oggi non registra la chiamata né la trasferisce a una persona per telefono: il passaggio a una persona avviene nelle conversazioni di testo. I minuti vocali si acquistano come componente aggiuntivo.