Recepção
Uma única caixa de entrada
A recepção vê em uma caixa as mensagens de WhatsApp e as ligações, assume as conversas que o agente passou para uma pessoa e revisa as solicitações de consulta que chegam por voz para confirmá-las.
Agente de voz e WhatsApp
Uma recepção que atende a qualquer hora e deixa tudo registrado
O agente atende ligações e mensagens de WhatsApp com as informações da clínica, avisa uma pessoa quando a conversa pede e cada contato termina no CRM.
O problema
As ligações chegam fora do horário e no meio da consulta, e quem liga uma vez sem resposta costuma ligar para outra clínica. Além disso, o que se fala por telefone raramente fica escrito.
Antes
- Ligações perdidas e mensagens de WhatsApp sem resposta fora do horário
- Contatos anotados à mão, ou sem anotar
- Recepção interrompida a cada poucos minutos por perguntas que se repetem
Com a TrichoSuite
- Agente de voz receptivo e ativo que responde com a base de conhecimento da clínica e guarda a transcrição
- WhatsApp com resposta automática no horário de atendimento e uma mensagem própria fora dele
- Passagem para uma pessoa se o paciente pedir, se houver uma urgência médica, uma reclamação ou após três mensagens sem resolução
- Cada ligação, inclusive as perdidas, vira um contato do CRM ou é vinculada ao paciente se o número coincidir
Um caso real
Paciente
Respondem às dez da noite
Um paciente escreve por WhatsApp fora do horário: recebe a mensagem da clínica com quando será atendido e, se perguntar algo que está nas informações da clínica, o agente responde. Se mencionar uma urgência, a conversa passa para uma pessoa.
Direção
O que entra e quem atende
A direção consulta o histórico de ligações com suas estatísticas (recebidas, feitas, concluídas, falhas e duração média) e confere que cada novo contato ficou no CRM com sua origem.
O que convém saber O agente de voz responde e registra, mas não reserva consultas sozinho: quando o AgenteUno é conectado, as ligações deixam solicitações de consulta que a recepção confirma. Hoje ele não grava a ligação nem a transfere para uma pessoa por telefone: a passagem para uma pessoa ocorre nas conversas de texto. Os minutos de voz são contratados como complemento.