Ce guide parcourt ce que fait une clinique pendant ses premiers jours avec TrichoSuite, dans l'ordre où il convient de le faire. Il n'est pas nécessaire que tout soit configuré pour commencer : avec les étapes 1 à 4, vous pouvez déjà recevoir un patient.
Étape 1 : configurer la clinique
À la première connexion, l'assistant de configuration vous guide à travers six écrans :
- Type de clinique, pour adapter le portail à ce que vous faites.
- Données de la clinique : nom, adresse et contact.
- Horaires, qui alimentent l'agenda et les rappels.
- Équipe : les personnes qui vont utiliser le portail.
- Tarifs de vos actes, pour que les devis soient établis avec vos prix.
- Chatbot, le premier canal d'accueil pour ceux qui écrivent à la clinique.
Vous pouvez sauter des étapes et y revenir plus tard.
Étape 2 : enregistrer l'équipe et répartir les rôles
Chaque personne se connecte avec son compte et voit ce qui la concerne. Les rôles sont :
- Administrateur de la clinique : configuration, équipe et facturation.
- Médecin : dossier médical, consultation, plan chirurgical.
- Infirmerie et aide médicale : appui en consultation et en chirurgie, mesures et contrôles.
- Accueil : agenda, données de base du patient et appels.
- Technicien : scans 3D et analyse technique.
Chaque rôle a son propre tableau de bord d'accueil. La règle pratique : donnez à chaque personne le minimum dont elle a besoin ; les permissions peuvent être ajustées ensuite. Il est enregistré qui ouvre chaque dossier (dossier médical et consentements).
Étape 3 : votre premier patient
Vous pouvez créer le dossier à la main ou importer une liste de patients que vous avez déjà. Le dossier accueille contacts, antécédents, traitements, documents, photos et consentements, afin que tout soit au même endroit et que vous ne retombiez pas dans les problèmes d'un dossier éparpillé. Commencez par un dossier vraiment complet avant d'en importer des centaines : vous verrez ainsi tout le flux.
Demandez au patient son consentement avec la signature numérique et prenez les photos de départ avec l'ordre d'angles fixe (photos et suivi).
Étape 4 : le premier rendez-vous
Dans l'agenda, créez le rendez-vous, choisissez le type de visite et laissez le rappel faire son travail. Si vous travaillez avec Google Calendar ou Outlook, connectez-le depuis les réglages et les rendez-vous y apparaîtront aussi. Le détail est dans agenda, salle d'attente et rappels.
Étape 5 : la première consultation avec le scribe IA
Le scribe écoute la consultation, propose les champs du dossier médical et le résumé, et vous relisez et acceptez ou rejetez chaque proposition : rien n'est enregistré comme donnée clinique sans l'approbation d'une personne. Un avertissement important : il n'enregistre qu'avec le consentement du patient et, tant que le texte de consentement n'a pas été relu par un avocat, il est testé en production avec des patients de test et des cliniques de démonstration. Commencez par un patient de test pour voir comment il propose, ce que vous corrigez et combien de temps prend la relecture.
Étape 6 : le premier devis
Avec le patient en consultation :
- Si vous avez un iPhone ou un iPad avec LiDAR, faites le scan 3D et marquez les zones.
- Calculez les greffons avec le calculateur par zones.
- Générez le devis avec vos tarifs et envoyez-le le jour même. C'est la partie qu'explique Le devis qui ne se conclut pas.
- Lorsque le patient accepte, le devis devient facture (devis, factures et VeriFACTU).
Aujourd'hui, le PDF du devis est généré en espagnol.
Étape 7 : donner le portail au patient
Le portail du patient lui permet de consulter ses documents, d'envoyer des photos de contrôle et de vous écrire, sans rien installer. C'est l'étape qui réduit les appels du type « quand était mon contrôle ? ».
Ce que vous pouvez laisser pour la deuxième semaine
- Le CRM de leads et les campagnes.
- L'agent vocal et WhatsApp, quand vous aurez bien défini vos horaires et vos réponses habituelles.
- Les rapports et enquêtes lorsqu'il y aura suffisamment de données.
- Les intégrations avec votre agenda et vos numéros de téléphone.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour mettre en route une clinique ?
Avec l'assistant de configuration, les étapes 1 à 4 peuvent se faire en une session de travail de l'administrateur ; ce qui prend le plus de temps, c'est de décider des tarifs et des rôles, pas les clics. Nous ne promettons pas de délais exacts car ils dépendent de la quantité de données que vous apportez.
Puis-je importer mes patients actuels ?
Oui, il existe un écran d'importation de patients. Essayez d'abord avec un petit lot et vérifiez le dossier obtenu.
De quel forfait ai-je besoin pour commencer ?
Cela dépend du nombre d'utilisateurs et de patients actifs ; les limites et les tarifs de chaque forfait figurent toujours sur la page des tarifs, qui est en train de changer. Le calcul du retour se trouve dans le retour sur investissement.
Quand vous voudrez le voir avec vos propres données, demandez la démonstration.
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